FAQ „Hinweisgeberschutzgesetz und Meldestelle – was hat es damit auf sich?“

Fragen und Antworten rund um das Thema Hinweisgeberschutzgesetz

Einleitung

Das Hinweisgeberschutzgesetz (im Folgenden kurz „HinSchG“) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten Das HinSchG schützt natürliche Personen, die in ihrer beruflichen Tätigkeit bestimmte Informationen über interne oder externe Meldestellen melden, indem sie als „Hinweisgeber“ eingestuft werden. Es gilt für Arbeitnehmer, Beamte, Praktikanten, Organmitglieder und externe Vertragspartner des Unternehmens. Der Anwendungsbereich ist sehr umfassend und bezieht verschiedene Rechtsverstöße wie Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und Verhaltensweisen, die gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen, ein. Unternehmen und Vereine, die der gesetzlichen Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle nicht nachkommen, müssen mit Bußgeldverfahren rechnen.

Der wichtigste praktische Aspekt des HinSchG betrifft die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle. Jeder Hinweis auf Gesetzesverstöße im Sinne des Gesetzes ist an diese Stelle zu richten. Darüber hinaus ist es wichtig, den Schutz der Hinweisgeber ernst zu nehmen. Eine unzureichende oder mangelhafte interne Meldestelle kann dazu führen, dass Hinweisgeber sich direkt an staatliche Stellen wenden und eine organisatorische Lösung erschweren. Deshalb ist es ratsam, sicherzustellen, dass die interne Meldestelle bekannt und vertrauenswürdig ist und auch anonyme Hinweise entgegennimmt.

Stand: 1. September 2023

1. Wen trifft die Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgebersystems?

  • Beschäftigungsgeber mit mehr als 250 Mitarbeitenden
  • Beschäftigungsgeber mit mehr als 50 Mitarbeitenden (und bis 249 Mitarbeitenden) ab dem 17. Dezember 2023

2. Was ist das Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis über Verstöße erlangen, werden durch das HinSchG geschützt. Das Gesetz stellt sicher, dass hinweisgebende Personen bei Bekanntwerden ihres Hinweises keinen Repressalien und Nachteilen ausgesetzt sind. Jede Form von Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen sind untersagt. Arbeitgeber müssen im Zweifel im Sinne der Beweislastumkehr nachweisen, dass Maßnahmen gegen Arbeitnehmer nicht im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Missständen standen.

3. Wen schützt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Folgende Gruppen sind durch das Gesetz geschützt:

  • Hinweisgebende Personen
  • Personen, die die hinweisgebende Person unterstützen
  • Personen, die Gegenstand einer Meldung sind
  • Sonstige Personen, die von der Meldung betroffen sind.

4. Wie ist der Personenkreis und die berufliche Tätigkeit im Sinne des HinSchG abgegrenzt?

Zu den Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit für das Unternehmen Kenntnis über Verstöße erlangen, gehören Arbeitnehmer (auch ehemalige), Beamte, Selbständige, Anteilseigner oder Beschäftigte von Zulieferern.

5. Welche Rechtsgebiete sind durch das HinSchG abgedeckt?

  • Verstöße gegen Strafvorschriften, also jede Strafnorm nach deutschem Recht
  • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, also zum Beispiel Vorschriften aus folgenden Bereichen:
    • Arbeitsschutz
    • Gesundheitsschutz
    • Mindestlohngesetz
    • Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
  • Zusätzlich geht es um Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden, z.B.:
  • Regelungen zur Bekämpfung der Geldwäsche
  • Vorgaben zur Produktsicherheit
  • Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter
  • Vorgaben zum Umweltschutz, Strahlenschutz
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
  • Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
  • Regelungen des Verbraucherschutzes
  • Regelungen des Datenschutzes
  • Sicherheit in der Informationstechnik
  • Vergaberecht
  • Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften.

6. Wie können hinweisgebende Personen Meldungen abgeben?

Grundsätzlich besteht die Wahlmöglichkeit zwischen der Kontaktaufnahme zu einer internen Meldestelle des Unternehmens oder einer externen Meldestelle der Behörden. Laut Gesetzgeber sollten Anreize geschaffen werden, dass sich Beschäftigte zunächst an eine interne Meldestelle wenden.

7. Welche Unternehmen werden vom HinSchG erfasst?

Der Begriff Beschäftigungsgeber wurde vom Gesetzgeber weit gefasst. Hierzu gehören:

  • Juristische Personen des Privatrechts wie der eingetragene Verein, die eingetragene Genossenschaft, die Aktiengesellschaft, die Kommanditgesellschaft auf Aktien, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Stiftungen des Privatrechts
  • Juristische Personen des öffentlichen Rechts, insbesondere Gebietskörperschaften, Personalkörperschaften sowie Verbandskörperschaften auf Bundes- und Landesebene
  • Rechtsfähige Personengesellschaften
  • Sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen.

Zum Erfassungsbereich des HinSchG gehören auch:

  • Anstalten
  • Öffentlich-rechtliche Stiftungen
  • Die evangelische und katholische Kirche mit ihren Kirchengemeinden
  • Sonstige Religionsgemeinschaften.

8. Welche Anforderungen existieren laut HinSchG an eine interne Meldestelle?

Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die bei der Erfüllung der Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Dabei ist sicherzustellen, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Identität der hinweisgebenden Person oder den Hinweis selbst erhalten.

Der technische Meldekanal muss Meldungen in mündlicher oder Textform ermöglichen. Innerhalb einer angemessenen Zeit muss auf Ersuchen der hinweisgebenden Person auch eine persönliche Zusammenkunft ermöglicht werden.

9. Welche Anforderungen sollten an Personen gestellt werden, die Hinweise entgegennehmen?

Die Personen sollten in der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Dabei dürfen sie neben der Tätigkeit für die interne Meldestelle auch andere Aufgaben und Pflichten ausüben. Allerdings ist hierbei darauf zu achten, dass sich aus der Kombination keine Interessenskonflikte ergeben. Zudem müssen die Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Dazu gehören Fähigkeiten in der Gesprächsführung mit hinweisgebenden Personen sowie Erfahrungen in der Bewertung der Glaubwürdigkeit der hinweisgebenden Person.

10. Müssen anonyme Hinweise bearbeitet werden?

Laut dem HinSchG besteht keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Allerdings sollten sowohl die internen als auch externen Meldestellen anonym eingehende Meldungen bearbeiten, weil auch anonyme Hinweise durchaus wichtige Informationen zu tatsächlichen Verstößen liefern können.

11. Wie verläuft das Bearbeitungsverfahren einer internen Meldestelle?

Der vorgesehene Ablauf stellt sich wie folgt dar:

  • Die Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person wird innerhalb von 7 Tagen versendet
  • Es erfolgt die Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt
  • Kontakt mit der hinweisgebenden Person herstellen und halten, um ggf. weitere Informationen zu erfragen
  • Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen und bewerten
  • Notwendigkeit von Folgemaßnahmen prüfen
  • Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung versenden, die Informationen über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen enthält. Gründe für diese Folgemaßnahmen sind nur zu nennen, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden
  • Die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren. Diese Dokumente sind zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

12. Welche Folgen haben falsche Meldungen?

Hinweisgebende Personen sind auch dann geschützt, wenn sich der Hinweis später als unzutreffend herausstellt. Dieser Schutz besteht nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe unrichtiger Informationen handelt. In solchen Fällen ist eine böswillig hinweisgebende Person sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet.