Datenschutzhinweise für die Nutzung des Hinweisgebersystems

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, welche Sie uns im Rahmen einer Anzeige bzw. eines Hinweises über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen („Regel-Verstöße“) mitteilen, informieren.

Die an das Hinweisgebersystem abgegebenen Daten werden über einen verschlüsselten Transportweg an eine ausdrücklich autorisierte Mitarbeiterin (interne Ombudsstelle) zur Stichhaltigkeitsprüfung weitergeleitet. Sie prüft den gemeldeten Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die unten genannten Datenverarbeitungen ist Kitas im Erzbistum Berlin – Zweckverband der katholischen Kirchengemeinden, Niederwallstraße 8–9, 10117 Berlin, kontakt@hedikitas.de.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Neben den Inhalten Ihres Hinweises werden dabei insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:

  • Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
  • Position im Unternehmen (sofern Sie für uns tätig sind)
  • Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
  • Eingangsbestätigung Ihres Hinweises und die weitere Kommunikation mit Ihnen,
  • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in Ihrem Hinweis genannt sind.

Bitte beachten Sie, dass Informationen über den im Gegenstand Ihres Hinweises und die dort genannten Personen von der Ombudsstelle an die zuständige Stelle in der Gesellschaft weitergegeben werden können, sofern dies für die Durchführung interner Untersuchungen oder die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich ist. Sofern in diesem Zusammenhang Rückschlüsse auf Ihre Identität absehbar sind, leiten wir die Informationen nur weiter, sofern Sie Ihre Einwilligung gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG erteilt haben.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für die folgenden konkreten Compliance- und Aufklärungszwecke verarbeitet:

  • Untersuchung der Plausibilität von zugetragenen Hinweisen: Vor der Einleitung von Aufklärungsmaßnahmen wird unter anderem geprüft, ob die von Ihnen übermittelten Hinweise plausibel erscheinen und auf einen Regelverstoß durch einen unserer Beschäftigten schließen lassen.
  • Aufklärung von Fehlverhalten: Handelt es sich um einen plausiblen Hinweis, können Aufklärungsmaßnahmen zur Aufklärung des Sachverhalts sowie möglicher Verstöße oder Straftaten durchgeführt werden. Hierzu werden die in Ihrem Hinweis enthaltenen Informationen sowie weitere verfügbare Informationen herangezogen und verarbeitet. Dies betrifft beispielsweise die Aufdeckung und Ahndung von Betrugshandlungen, Korruption, Steuerstraftaten, Kartellverstößen, Geldwäsche oder sonstigen Wirtschaftsdelikten oder auch von Verletzungen unserer internen Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct).
  • Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens: Wird im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung ein Verstoß festgestellt, können Folgemaßnahmen (Sanktionen) gegenüber den Beschuldigten Personen ergriffen werden. Weiterhin fließen die Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen – soweit sie dafür geeignet sind – auch in allgemeine, präventive Compliance-Maßnahmen (z.B. Schulungen) ein und tragen so dazu bei, dass künftige arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder Straftaten von Beschäftigten verhindert oder erschwert werden.
  • Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Sofern ein Verstoß festgestellt wurde, können die im Zuge der Sachverhaltsaufklärung erhobenen Informationen dazu herangezogen werden rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren bzw. drohenden wirtschaftlichen oder sonstige Schäden von der betroffenen Gesellschaft oder Person abzuwenden.
  • Entlastung von Beschäftigten: In Abstimmung mit der jeweils betroffenen Person(en) werden gegebenenfalls auch geeignete Aufklärungsmaßnahmen ergriffen, sodass mögliche Vorwürfe gegen zu Unrecht in Verdacht geratene Betroffene aufgeklärt und diese entlasten werden können.
  • Umsetzung Mitwirkungspflichten: Gegebenenfalls müssen wir aufgrund gesetzlicher Mitwirkungspflichten die im Rahmen der Aufklärungsmaßnahmen erhobenen Daten an Strafverfolgungsbehörden oder sonstige Behörden weiterleiten. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn eine Strafverfolgungsbehörde als Folge einer Aufklärungsmaßnahme ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen einen Betroffenen einleitet.

Die Datenverarbeitungen erfolgen grundsätzlich auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. d KDG in Verbindung mit § 10 S. 1 HinSchG. Die oben genannten Datenverarbeitungen können je nach Verarbeitungszweck aber auch auf Grundlage anderer Vorschriften erfolgen. Insbesondere gemäß § 6 Abs. 1 lit. d KDG in Verbindung mit

–  §§ 16 ff. HinSchG zu Zwecken der Einrichtung sowie Gestaltung der internen Meldestelle, der Durchführung eines internen Verfahrens oder der Ergreifung von Folgemaßnahmen.

– § 11 HinSchG zu Erfüllung der Dokumentationspflichten. Für die Aufzeichnung oder wortgetreue Protokollierung Ihres telefonisch oder mittels einer Sprachmitteilung erfolgten Hinweises benötigen wir Ihre Einwilligung. Diese werden wir in diesem Fall gesondert einholen und dokumentieren.

Sofern zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten zwingend erforderlich ist, erfolgt diese gemäß § 11 Abs. 2 lit. j KDG in Verbindung mit § 10 Satz 2 HinSchG.

In Einzelfällen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß § 6 Abs. 1 lit. g KDG, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen überwiegen. Dies kann insbesondere im Zusammenhang mit Geltendmachung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen, der Entlastung von Beschäftigten, der Prüfung der Relevanz für andere Einrichtungen und der Verbesserung der Compliance-Strukturen der Fall sein.

Empfänger Ihrer Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht. Sofern eine Übermittlung Ihrer Daten zur Einleitung von Folgemaßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Datenweitergabe ausschließlich, sofern Sie hierin einwilligen oder sofern dies gemäß § 9 Abs. 1 und Abs. 4 HinSchG legitimiert ist.

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kann es in Einzelfällen zu einer Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie unseren externen Rechtsbeistand kommen. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Im Zusammenhang mit der Entgegennahme, Organisation und Dokumentation von Hinweisen werden wir durch einen weisungsgebundenen Dienstleister (Auftragsverarbeiter) unterstützt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wurde vereinbart.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt in diesem Zusammenhang nicht.

Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Verfahrens zu Dokumentationszwecken über drei Jahre auf (§ 11 Abs. 5 HinSchG) aufbewahrt. In Ausnahmefällen kann es zu einer längeren Aufbewahrung kommen, sofern andere Rechtsvorschriften eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.

Ihre Rechte

Sie haben gemäß § 17 KDG das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß § 18 KDG oder auf Löschung, sofern einer der in § 19 KDG genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in § 20 KDG genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des § 22 KDG das Recht auf Datenübertragbarkeit.

In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von § 6 Abs. 1 lit. g KDG verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzaufsicht, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH, Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin, E-Mail: office@datenschutz-nord.de